Worauf ist beim Vertragschluss zu achten? – zum Formerfordernis nach polnischem Recht

In welcher Form ist der Vertrag abzuschließen? Nicht immer stellen sich Unternehmer diese Frage. Dabei sollte sie vor allem im internationalen Verkehr, in dem unterschiedliche Anforderungen verschiedener Rechtsordnungen zu berücksichtigen sind, Beachtung finden.

Schriftlich oder elektronisch?

Sind alle Verträge nach polnischem Recht in Schriftform abzuschließen? Nein. Es gibt allerdings Verträge (z.B. Arbeitsverträge, Leasingverträge oder Bürgschaften) die nach polnischem Recht der Schriftform bedürfen. Wird ein Vertrag nicht formgerecht abgeschlossen, so besteht das Risiko seiner Nichtigkeit.

Soweit sich die meisten Marktteilnehmer bei Rechtsgeschäften, die der notariellen Beurkundung bedürfen, der Notwendigkeit bewusst sind, den Notar aufzusuchen, kommt dieses Wissen bei handelsüblichen Verträgen im Geschäftsalltag ins Stocken. Grund dafür könnte auch die elektronische Form sein, die den Vertragsschluss sowie den Austausch von Vertragsunterlagen deutlich beschleunigt.

Das Zivilgesetzbuch sieht vor, dass eine in elektronischer Form abgegebene Willenserklärung einer in Schriftform abgegebenen Willenserklärung gleichsteht. Um diese Wirkung hervorzurufen, ist allerdings eine sog. qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden, die von autorisierten Anbietern ausgestellt wird. Hierbei handelt es sich nicht um irgendeine elektronische Signatur, die in Unternehmen oft zur Unterzeichnung hausinterner Unterlagen verwendet wird. Verwendbar ist nur die sog. qualifizierte sichere elektronische Signatur, die mittels eines gültigen, qualifizierten und mit der eIDAS-Verordnung (VO Nr. 910/2014 über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt) übereinstimmenden Zertifikats verifizierbar ist.

Ebenso wird das Erfordernis nicht durch das Vertrauensprofil ePUAP erfüllt, welches zur Unterzeichnung von Dokumenten im Verkehr mit Organen der öffentlichen Verwaltung dient.

Praktische Frage zum Formerfordernis

Wird die Schriftform eingehalten, wenn eine Partei den Vertrag eigenhändig und die andere mittels qualifizierter Signatur unterschreibt?
Ja. Wichtig ist, dass die Parteien nicht unbedingt dieselbe Ausfertigung unterschreiben müssen, damit der Vertrag wirksam geschlossen wird. Ausreichend ist der Austausch von Dokumenten mit demselben Inhalt, die von jeder Partei unterzeichnet wurden. Damit ist die vorgeschlagene Zeichnungskonfiguration vollkommen zulässig.

Was, wenn die Form nicht eingehalten wird?

Das Gesetz sieht verschiedene Rechtsfolgen für die Nichteinhaltung der ordnungsgemäßen Form vor, je nachdem, wie diese Form vorbehalten wurde.

ANFORDERUNGBESCHREIBUNG
ABSOLUTE NICHTIGKEITMuster einer Vertragsklausel: Sämtliche Änderungen oder Ergänzungen im vorliegenden Vertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Zustimmung des Lieferanten und des Auftraggebers sowie der Schriftform. Der Vorbehalt einer bestimmten Form des Rechtsgeschäfts unter Androhung der Nichtigkeit bedeutet, dass die Wirksamkeit dieses Geschäfts von der Abgabe von Willenserklärungen in der geforderten Form abhängig ist.
FORM ZU BEWEISZWECKENBeispiel: Das Zivilgesetzbuch erfordert z.B. das „schriftliche Festhalten“ von Verträgen über die Durchführung von Baumaßnahmen, den „Abschluss eines Liefervertrags in Schriftform“, „Einhaltung der Dokumentenform“ bei einem Darlehensvertrag im Wert von über 1000 PLN. Die Form zu Beweiszwecken bedeutet, dass im Streitfall die Vornahme eines Rechtsgeschäfts nicht mit bestimmten Beweismitteln nachgewiesen werden darf (Zeugenbeweis und Parteivernehmung). Die Rechtsfolgen der Nichteinhaltung der zu Beweiszwecken vorbehaltenen Form gelten nicht für Rechtsgeschäfte zwischen Unternehmern.
FORM ZUR HERBEIFÜHRUNG BESTIMMTER RECHTSFOLGENBeispiel: der Eigentumsvorbehalt einer verkauften Sache ist gegenüber den Gläubigern des Käufers wirksam, wenn sein Bestehen in Schriftform mit sicherem Datum festgestellt wurde. Die Nichteinhaltung der Form verursacht keine Nichtigkeit des Geschäfts. Das Geschäft ist wirksam, es führt jedoch nicht alle Rechtsfolgen herbei, sondern nur diejenigen, die von der Einhaltung der Form unabhängig sind.

Der hohe Preis der Fahrlässigkeit

Unternehmer, die grundlegende Formerfordernisse beim Vertragsschluss außer Acht lassen, müssen mit weitgehenden Konsequenzen rechnen. Die Nichteinhaltung von Formerfordernissen kann im schlimmsten Fall die Nichtigkeit des Vertrags zur Folge haben. Es ist daher ratsam, bereits vor Vertragsschluss festzustellen, welche Formvorschriften für das jeweilige Vorhaben gelten.