Neues E-Zustellungssystem in Polen

Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung stehen in Bezug auf die elektronische Zustellung wichtige Daten bevor. Die Einführung des elektronischen Zustellungssystems naht und wird für die Kommunikation von Unternehmern und Angehörigen öffentlicher Vertrauensberufe mit der öffentlichen Verwaltung von großer Bedeutung sein. Rechtsgrundlage für die Einführung der elektronischen Zustellung ist das Gesetz vom 18. November 2020 über die elektronische Zustellung.

Was sind E-Zustellungen?

E-Zustellungen sind ein neuer Kanal für die Kommunikation von Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Unternehmen können nun Nachrichten online versenden, empfangen und speichern. Elektronische Zustellungen über das E-Zustellungs-Portal haben die gleiche Rechtskraft wie herkömmliche Einschreiben mit Rückschein. Das Postfach wird die Korrespondenz über ePUAP ersetzen.

Der E-Zustellungsdienst wird ausschließlich von vertrauenswürdigen Dienstleistern angeboten: Poczta Polska S.A. (polnische Post) als öffentlicher Anbieter und kommerzielle, nicht-öffentliche Anbieter, die in dem vom Ministerium für Digitalisierung geführten Register eingetragen sind.

Wie ist eine E-Zustellungs-Adresse aufgebaut?

Jede E- Zustellungs-Adresse besteht aus einer Zeichenfolge (Buchstaben und Zahlen) in der folgenden Anordnung:

AE:DE-XXXXX-XXXXX-YYYY-ZZ

d.h.:

AE – Abkürzung für die elektronische Adresse

DE – Ländercode nach ISO 3166 (in diesem Beispiel Deutschland)

X – Ziffern

Y – Buchstaben

Z – Ziffern der Prüfsumme.

Wer muss elektronische Zustellungen nutzen?

Letztlich sind alle öffentlichen Einrichtungen, Unternehmen und öffentlichen Vertrauensberufe (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater) verpflichtet , eine Adresse für die elektronische Zustellung zu haben und müssen den Schriftverkehr über die elektronische Zustellung abwickeln.

Ab wann sollten Sie ein E-Postfach haben?

Der Zeitplan für die Einführung der obligatorischen E-Zustellungen für Unternehmer ist mehrstufig und hängt davon ab, wann das Unternehmen gegründet wurde und in welchem Register das Unternehmen eingetragen ist (Handelsregister KRS oder Gewerberegister CEIDG). Der Zeitplan gilt auch für sogenannte Berufe des öffentlichen Vertrauens.

Berufe öffentlichen Vertrauens:

  • ab 10. Dezember 2023. – Angehörige der folgenden Berufe: Rechtsanwalt, Rechtsberater, Steuerberater, Restrukturierungsberater, Patentanwalt, Notar.

Im polnischen Handelsregister eingetragene Unternehmen:

  • ab 10. Dezember 2023 – alle nicht-öffentlichen Unternehmen, die ab dem 10. Dezember 2023 im KRS eingetragen sind (der Antrag auf Eintragung in das KRS umfasst auch die Einrichtung einer elektronischen Adresse)
  • bis zum 10. März 2024 – alle nicht-öffentlichen Unternehmen, die vor dem 10. Dezember 2023 in das KRS eingetragen wurden.

 Im CEIDG eingetragene Unternehmer:

  • bis zum 1. Januar 2024 – nicht-öffentliche Unternehmer, die nach dem 31. Dezember 2023 einen Antrag auf Eintragung in das CEIDG stellen (d.h. der Antrag auf Eintragung in das CEDIG umfasst die Einrichtung einer elektronischen Adresse)
  • vom 30. September 2025 bis zum 30. September 2026 – nicht-öffentliche Unternehmer, die bis zum 31. Januar 2023 im CEIDG registriert sind, wenn sie zwischen dem 30. September 2025 und dem 30. September 2026 eine Änderung im CEIDG vornehmen.
  • bis zum 1. Oktober 2026 – nicht-öffentliche Unternehmer, die vor dem 31. Dezember 2023 im CEIDG eingetragen sind, wenn sie zwischen dem 30. September 2025 und dem 30. September 2026 keine Änderungen am CEIDG vorgenommen haben.

Wie richtet man ein E-Postfach ein?

Anträge auf Einrichtung eines Postfachs können bereits jetzt eingereicht werden.

WICHTIG: Sobald ein Postfach eingerichtet wurde, muss es aktiviert werden. Ab dem 10. Dezember 2023 müssen alle Stellen, die verpflichtet sind, die E-Zustellungen zu nutzen, ein Postfach aktiviert haben. Nach Antragstellung auf Einrichtung eines Postfachs werden Anweisungen zur Aktivierung per E-Mail versandt.

8 Schritte zur Einrichtung eines Postfachs

  1. Stellung eines Online-Antrags für die Einrichtung einer Zustellungsadresse auf der Website Uzyskaj adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy usługi – Gov.pl – Portal Gov.pl (www.gov.pl)
  2. Im Handelsregister KRS eingetragene Unternehmen müssen einen Verwalter des Postfachs ernennen (seine/ihre Daten werden im Antrag angegeben), für im Gewerberegister CEIDG eingetragene Unternehmen/Personen ist es möglich, das Postfach selbst zu verwalten oder einen Verwalter zu ernennen (seine/ihre Daten werden im Antrag angegeben).
  3. Bei im Handelsregister eingetragenen Unternehmen wird der Antrag durch die Geschäftsführung gemäß den Vertretungsregeln oder von einem bestellten Bevollmächtigten unterzeichnet (in diesem Fall ist dem Antrag eine Vollmacht und eine Bestätigung über die Zahlung der Stempelgebühr für die Vollmacht in Höhe von 17 PLN beizufügen).
  4. Der Antrag wird geprüft, bei Unregelmäßigkeiten wird eine Aufforderung zur Ergänzung der formalen Mängel ergehen.
  5. Der Minister für Digitalisierung richtet eine Adresse und ein Postfach ein.
  6. An die im Antrag angegebene E-Mail-Adresse wird eine E-Mail mit Anweisungen zur Aktivierung der Postfachadresse gesendet.
  7. Aktivieren Sie Postfach und Adresse gemäß den erhaltenen Anweisungen.
  8. Nach der Aktivierung wird die korrekte Adresse in die Datenbank für elektronische Adressen (BAE, öffentliches Register) eingegeben. Dies wird per E-Mail ans E-Postfach und nicht an die im Antrag angegebene E-Mail-Adresse bestätigt.