Verfahren zum Schutz von Hinweisgebern-Misstände in Spitzenstrukturen und mögliche Lösungen

Am 17. Dezember 2022 war es ein Jahr her, dass der polnische Gesetzgeber die Richtlinie 2019/1937 hätte umsetzen sollen, aber der Gesetzesentwurf zum Schutz von Hinweisgebern (bereits in seiner vierten Fassung) befindet sich immer noch im Gesetzgebungszentrum der Regierung. Keiner der Entwürfe geht jedoch auf Lösungen für Verstöße ein, die auf höheren Unternehmensebenen (d.h. auf der Ebene des Vorstands oder der wichtigsten Manager) stattfinden – und dies wird wahrscheinlich auch so bleiben, da diese Frage es eher die Wirksamkeit des Whistleblowing-Systems als seine Rechtmäßigkeit betrifft. Die Lösung für eine Situation, in der die oberste Organisationsebene eines Unternehmens gegen das Gesetz verstößt oder Verstöße zulässt, hängt von der Größe und der Organisationsstruktur des betreffenden Unternehmens und der Unterordnungsstruktur innerhalb des Unternehmens sowie vom internationalen oder lokalen Charakter des Unternehmens ab.

Verantwortung für den Aufsichtsrat

Die einfachste und praktischste Lösung für Meldungen von Gesetzesverstößen durch Mitglieder der Unternehmensleitung besteht darin, die Zuständigkeit dem Aufsichtsrat zu übertragen. Daher ist es in größeren Organisationen eine beliebte Lösung, die Meldung durch die Compliance-Abteilung/den Compliance-Beauftragten direkt an den Aufsichtsrat zu gewährleisten. Einen fruchtbaren Boden für die Aktivierung von Aufsichtsräten bietet die am 13. Oktober 2022 in Kraft getretene Änderung des Gesellschaftsgesetzes, die die Aufsichtsräte von Aktiengesellschaften verpflichtet, in den Aufsichtsratsbericht eine Bewertung der Lage des Unternehmens aufzunehmen, einschließlich einer Bewertung der „Gewährleistung der Übereinstimmung der Tätigkeiten mit den Normen oder geltenden Praktiken“. Whistleblowing-Regelungen sind zweifellos ein Compliance-Element, weshalb die gesetzlich vorgeschriebene Überwachung durch den Aufsichtsrat ihre Wirksamkeit sicherstellen soll und es rechtfertigt, dieses Gremium mit der Zuständigkeit für die Prüfung von Meldungen über die Geschäftsführung oder andere wichtige Führungskräfte des Unternehmens zu betrauen.

Meldekanäle bei Fehlen eines Aufsichtsrats

Allerdings haben nicht alle Unternehmen einen Aufsichtsrat und die Abhängigkeitskette endet de facto mit dem Vorstand. In solch einem Fall ist die Eigentumsstruktur des betreffenden Unternehmens zu analysieren. Handelt es sich bei dem Unternehmen um eine Tochtergesellschaft eines anderen Unternehmens (einer lokalen oder multinationalen Holdinggesellschaft), so kann der Vorstand der Muttergesellschaft oder die zuständige Abteilung der Muttergesellschaft mit der Meldung solcher Verstöße betraut werden. Im Falle einer weniger komplexen Struktur kann man in Erwägung ziehen, solche Verstöße direkt den Aktionären oder einem speziellen Aktionär des Unternehmens zu melden.

Interne und externe Meldekanäle oder gar Veröffentlichung von Verstößen

In Familienbetrieben oder mittleren und kleineren Unternehmen sind die Funktionen des Anteilshabers und des Leitungsorgans in ein und derselben oder in denselben Personen vereint. In solchen Organisationen gibt es faktisch kein internes Kontrollsystem und es fehlt an Personen, die nicht (zumindest mittelbar) dem Vorstand unterstellt sind. Eine Person, die einen Rechtsverstoß feststellt oder den Verdacht eines Rechtsverstoßes durch das Gremium hat, kann versuchen, die betreffenden Personen mit ihren Vermutungen zu konfrontieren oder sie darüber zu informieren. Eine solche Haltung könnte ein Test dafür sein, wie die Bestimmungen zum Schutz von Hinweisgebern in der Praxis funktionieren. Es lässt sich jedoch kaum bestreiten, dass die meisten Menschen, wenn sie in einer solchen Situation die Möglichkeit dazu haben, schneller den Arbeitsplatz wechseln, als ihnen lieb ist.

Es sollte jedoch nicht vergessen werden, dass der Gesetzentwurf auch externe Kanäle für die Berichterstattung vorsieht. Dies sind Kanäle, die der Hinweisgeber unabhängig von den internen Kanälen und ohne Ausschöpfung des vorherigen internen Weges nutzen kann. In bestimmten Situationen erlaubt der Gesetzentwurf, den Verstoß öffentlich zugänglich zu machen (z.B. in den Medien), selbst wenn der Hinweisgeber den vorherigen internen oder externen Meldeweg nicht ausgeschöpft hat. Der Whistleblower ist auch dann geschützt, wenn er oder sie berechtigten Grund zu der Annahme hatte, dass:

• die Verletzung eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann oder
• eine externe Notifizierung die meldende Person Repressalien aussetzen würde
• bei einer externen Notifizierung aufgrund der besonderen Umstände des Falles wenig Aussicht auf eine erfolgreiche Bekämpfung des Verstoßes besteht. Aus diesen Gründen sollten Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe und Struktur – angesichts der vorgeschlagenen Änderungen darauf bedacht sein, ein wirksames System für interne Meldekanäle einzuführen.