Hinweisgeberschutz: Wie sind Verstöße aufzuklären?

Am 17. Dezember 2023 sind zwei Jahre vergangen, seitdem der polnische Gesetzgeber die sog. EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 hätte umsetzen sollen. Derzeit arbeitet die neue Regierung weiter an dem Gesetzentwurf, der von der vorherigen Regierung ausgearbeitet wurde und hat den Entwurf nach geringfügigen Änderungen als dringend eingestuft. Obwohl der Gesetzentwurf das Gesetzgebungszentrum der Regierung noch nicht verlassen hat, gibt es Prognosen, dass er noch im ersten Quartal 2024 in Kraft treten wird.

• Der Gesetzentwurf ändert weder die Grundsätze für das Aufklärungsverfahren noch die dafür zuständigen Stellen.
• Da es nur wenige Leitlinien gibt, kann das Verfahren auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten werden, was letztlich der Effizienz des Systems dient.

Der zeitliche Rahmen des Aufklärungsverfahrens

Das Aufklärungsverfahren ist eine der im Gesetzesentwurf festgelegten Folgemaßnahmen. Es dient dazu, den Wahrheitsgehalt der Meldung zu überprüfen.

Im Rahmen des Aufklärungsverfahrens sind die jeweiligen Rechtsträger verpflichtet:

• dem Hinweisgeber den Erhalt der Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt zu bestätigen, es sei denn, dieser hat keine Kontaktadresse angegeben, an die die Bestätigung weitergeleitet werden kann und
• dem Hinweisgeber innerhalb von höchstens 3 Monaten nach Bestätigung der Meldung (oder nach Ablauf von 7 Tagen ab dem Datum der Meldung, wenn der Hinweisgeberkeine Kontaktadresse angegeben hat, an die die Rückmeldung weitergeleitet werden kann) eine Rückmeldung zu geben.

Eine Rückmeldung bedeutet jedoch nicht, dass das Aufklärungsverfahren vorher abgeschlossen sein muss. Per Definition handelt es sich um Informationen über die geplanten oder ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Maßnahmen.

Daraus folgt, dass der Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten Informationen über den Stand der Untersuchung erhalten sollte, aus denen hervorgeht, welche Maßnahmen bereits durchgeführt wurden, welche Maßnahmen noch geplant sind und welche Gründe für diese Maßnahmen vorliegen.

Einbindung Dritter in das Aufklärungsverfahren

Zwar ist es – vorbehaltlich der im Gesetzentwurf formulierten Einschränkungen – nicht ausgeschlossen, den Empfang von Meldungen auszulagern oder Ressourcen innerhalb der Organisation des Hinweisgebersystems gemeinsam zu nutzen (mehr hierzu in unserem Beitrag), doch lässt der Wortlaut des Gesetzentwurfs den Schluss zu, dass die Durchführung der Untersuchung in der alleinigen Verantwortung des einzelnen Unternehmens liegt.

Laut Gesetzentwurf sollte das Unternehmen im Rahmen des internen Verfahrens eine unparteiische interne Organisationseinheit oder Person innerhalb der Organisationsstruktur des Unternehmens benennen, die befugt ist, Folgemaßnahmen zu ergreifen, einschließlich der Überprüfung der Meldung und der weiteren Kommunikation mit dem Hinweisgeber, inklusive der Anforderung zusätzlicher Informationen und der Rückmeldung an den Meldenden.

Der Hinweis auf die Möglichkeit, diesen Vorgang an mit der Entgegennahme von Meldungen betraute Stellen zu übertragen, bezieht sich nur auf interne Organisationseinheiten oder Personen innerhalb der Organisationsstruktur der juristischen Person, während eine externe, zur Entgegennahme von Meldungen befugte Stelle nicht erwähnt wird. Auch im Zusammenhang mit der gemeinsamen Nutzung von Ressourcen durch juristische Personen, die zwischen 50 und 249 Personen beschäftigen, weist der Gesetzentwurf darauf hin, dass jede von ihnen für die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Entgegennahme und Überprüfung von Meldungen erhoben werden, gesondert verantwortlich ist und dass diese Verantwortlichen keinen Zugang zu den Daten der anderen haben.

Dies schließt jedoch nicht aus, dass eine Einzelperson oder die mit der Untersuchung beauftragte Person bei der Durchführung der Untersuchung auf Dritte zurückgreift, zumal die Klärung des Falles eine vielschichtige Analyse und Fachkenntnisse aus verschiedenen Disziplinen erfordern kann.

Wie ist vorzugehen? Beispiel für ein Handlungsmodell

Das Modell muss zweifellos an das Unternehmen, seine (personellen und finanziellen) Ressourcen sowie an die Besonderheiten des Verstoßes angepasst werden, dessen Tatsache, Ausmaß und Folgen zu klären und weiter zu bewerten sind.

• Mit der grundlegenden Bewertung und Überprüfung des Antrags soll festgestellt werden, ob er die für die Bearbeitung erforderlichen Informationen enthält.
• Die nächsten Schritte sollten die Ermittlung der zur Klärung des Falls erforderlichen Datenquellen (Aussagen, Aufzeichnungen, persönliche Quellen) sowie ihre Zusammenstellung und Aufbewahrung umfassen. Die Beweisaufnahme, einschließlich Befragungen oder Sichtkontrollen, sollte in Form von Protokollen oder Notizen dokumentiert werden.
• In den nachfolgenden Phasen der Datenvalidierung, -filterung und -analyse sind häufig externe Ressourcen (z. B. Big-Data-Tools, Meinungen von Analysten, Wirtschaftsprüfern oder Rechtsberatern) hilfreich.
• In der letzten Phase des Ziehens von Schlussfolgerungen muss in erster Linie festgestellt werden, ob tatsächlich ein Verstoß gegen das Gesetz (oder die Grundsätze – im Falle einer Erweiterung des Katalogs um ethische Standards) vorliegt.
• Eine häufig praktizierte und empfohlene Lösung ist die Zusammenfassung des Verfahrens und seiner Schlussfolgerungen in einem Bericht, der die Grundlage für Entscheidungsprozesse und Folgemaßnahmen bildet.

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