Digitale Revolution bei der Zustellung von Korrespondenz

Eine digitale Zustellungsadresse, die Registrierung in der entsprechenden Datenbank sowie die Benennung eines Admins – all diese Neuerungen erwarten Unternehmer bei der Kommunikation mit öffentlichen Stellen. Dies ist Folge einer Reihe von Anforderungen, die die ab 5. Juli 2022 geltenden Vorschriften über die elektronische Zustellung unter anderem Handelsgesellschaften auferlegen.

Weniger Papierkram – digitale Zustellungen an die polnische Verwaltung

Die vorgesehenen Änderungen sollen die Standards von Zustellungen an öffentliche Stellen, die letzten Endes ausschließlich digital erfolgen sollen, vereinheitlichen. Alle öffentlichen Stellen werden sukzessive das „E-Zustellung“- System verwenden (Gerichte z.B. erst 2029). Unternehmer, die ins polnische Handelsregister eingetragen sind, wurden verpflichtet

(i) ein Postfach für derartige Zustellungen einzurichten und sich

(ii) in der sog. Datenbank Elektronischer Adressen zu registrieren.

Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine einfache E-Mail-Adresse, sondern eine spezielle, durch eine bestimmte Stelle vergebene Adresse (in der Praxis wird dies eine Ziffernfolge auf einer hierzu vorgesehenen Internetseite sein).

Rechtswirkung von E-Zustellungen und andere Pflichten

E-Zustellungen sollen es ermöglichen, Korrespondenz ohne Einsatz der Papierform auf elektronischem Wege zu erhalten und versenden. Eine an das E-Zustellungssystem versandte Nachricht entfaltet die gleiche Rechtswirkung wie ein Einschreiben mit Zustellnachweis.

Elektronische Adressen werden in der dafür vorgesehenen Datenbank registriert (sog. Datenbank Elektronischer Adressen). Die Registrierung erfolgt auf Antrag des Unternehmers. Ab Eintragung wird sämtliche Korrespondenz grundsätzlich an die dort angegebene Adresse verschickt.
Zusätzlich sind Unternehmer verpflichtet, für die elektronische Adresse einen Admin zu berufen, der den Posteingang verwaltet.

Ab wann gelten die neuen Regelungen und für wen?

Ab dem 5. Juli sind Unternehmer, die einen Handelsregisterantrag stellen, verpflichtet, eine Adresse für E-Zustellungen bereits bei Antragstellung anzugeben. Unternehmer, die an diesem Datum bereits im Handelsregister eingetragen sind, müssen die Adresse bis spätestens 1. Oktober 2022 nachreichen.
Ab dem 1. Oktober 2026 wird die Pflicht, eine digitale E-Zustellung-Adresse zu besitzen auch Unternehmer betreffen, die in die Zentrale Gewerberegister-Auskunft (Centralna Ewidencja i Informacji o Dzialalnosci Gospodarczej) eingetragen sind.

EDIT 02.06.2022:

Aufrgund der fehlenden technischen Infrastruktur wurden die bisher gesetzten Fristen (5. Juli und 01. Oktober) aufgehoben. Die Bekanntmachung neuer Fristen obliegt dem zuständigen Ministerium. Diese Fristen können nicht später als am 01. Januar 2024 enden.