Die elektronische Signatur als must-have für Geschäftsführer
Die Gründung einer Gesellschaft in Polen ist für die Geschäftsführung mit einer Reihe zusätzlicher Pflichten verbunden. Eine davon ist die Notwendigkeit, über eine qualifizierte elektronische Unterschrift oder ein Vertrauensprofil auf der elektronischen Plattform der öffentlichen Verwaltung ePUAP zu verfügen.
Wozu dient die elektronische Signatur?
Einige unternehmerische Maßnahmen können ausschließlich unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines ePUAP-Vertrauensprofils ausgeführt werden.
Dazu gehören u.a.:
- die Unterzeichnung des Jahresabschlusses der Gesellschaft
- die Unterzeichnung und Einreichung des Antrags auf Eintragung / Aktualisierung der Gesellschaftsangaben im Transparenzregister oder
- die Unterzeichnung und Abgabe von Steuererklärungen
Jeder Geschäftsführer der Gesellschaft hat unverzüglich nach der Gründung der Gesellschaft eine qualifizierte Signatur oder ein ePUAP-Profil anzulegen, da die Gesellschaft innerhalb von 7 Tagen ab Eintragungsdatum im Handelsregister verpflichtet ist, ihre Daten beim Transparenzregister elektronisch anzumelden.
Unterschriften ausländischer Personen
Im Falle ausländischer Personen ist die Erstellung eines ePUAP-Vertrauensprofils allerdings erst nach Vergabe einer sog. PESEL-Nummer (persönliche Identifikationsnummer, die jeder Einwohner Polens erhält) möglich. Eine gute Alternativlösung ist daher die Erstellung einer qualifizierten Signatur, da diese auch aus der Ferne vergeben werden kann.
Qualifizierte Signaturen werden auch von ausländischen Anbietern ausgestellt. Eine Signatur, die auf einem in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat beruht, gilt grundsätzlich in allen anderen Mitgliedstaaten, also auch in Polen.
Liste der Anbieter: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home
Unsere praktische Erfahrung zeigt allerdings, dass solche Signaturen leider nicht immer mit dem eKRS-System (Online-System des Handelsregisters), über das Jahresabschlüsse angemeldet werden, kompatibel sind. Daher empfehlen wir, die Signatur von einem polnischen Anbieter einzuholen.
Digitale Vertragsunterzeichnung
Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet ihrem Inhaber zusätzlich die Möglichkeit, Verträge zu unterzeichnen. Laut Zivilgesetzbuch steht eine in elektronischer Form abgegebene Willenserklärung einer in Schriftform abgegebenen Erklärung gleich.
Zur Einhaltung dieser Anforderung ist es erforderlich, die qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden, die von bestimmten Anbietern ausgestellt wird. Beliebige elektronische Signaturen, die in Unternehmen häufig zur Unterzeichnung interner Dokumente verwendet wird, reichen hier nicht aus. Auch das ePUAP-Vertrauensprofil, das für die Unterzeichnung von Dokumenten mit öffentlichen Verwaltungsbehörden verwendet wird, erfüllt diese Anforderung nicht.
Nur die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur, die durch ein gültiges qualifiziertes Zertifikat verifiziert wird, das der europäischen eIDAS-Verordnung entspricht, erlaubt die wirksame elektronische Unterzeichnung von Verträgen.
Zusammenfassung:
